1/14
System Zarządzania Produkcją
Od chaosu do porządku - plan wdrożenia procedur i narzędzi
Prezentacja dla zarządu
Luty 2026
2/14
Dzisiaj mamy chaos
Excel nie wystarcza gdy rośniemy 3x
❌ Główne problemy:
- ✗ Kierownik spędza 20h/miesiąc na układaniu produkcji w Excelu
- ✗ Nie wiemy dokładnie ile mamy surowców
- ✗ Maszyna stoi 10h/miesiąc przez złe planowanie przezbrojeń
- ✗ Pracownicy nie wiedzą kiedy mają zmianę (telefony w ostatniej chwili)
- ✗ Brak raportów - nie wiemy co naprawdę się dzieje
To kosztuje:
- 💸 20h × 40 zł/h × 12 m-cy = 9,600 zł/rok (czas kierownika)
- ⚙️ 10h przestoju = ~14,000 opak/m-c straconych (capacity niewykorzystane)
- 😰 Stres, wyczerpanie, chaotyczna komunikacja
Gdy urośniemy jeszcze 2x → Excel totalnie padnie
3/14
Co tak naprawdę potrzebujemy?
Nie potrzebujemy "systemu" - potrzebujemy porządku
To nie chodzi o komputer
To chodzi o PROCEDURY:
📋
1. Zamówienia
Zamówienie → sprawdzamy surowce → planujemy produkcję
⚙️
2. Produkcja
Produkcja → raport co zrobiono → aktualizacja stanów
📦
3. Magazyn
Wiemy co mamy → zamawiamy zanim zabraknie
👷
4. Ludzie
Wiedzą kiedy pracują → przychodzą na czas
🔧
5. Maszyna
Plan konserwacji → mniej awarii
🚚
6. Transport
Planowanie busów → terminowe dostawy
Komputer ma tylko pomóc nam te procedury wykonywać
(żeby nie robić tego ręcznie w 5 różnych Excelach)
4/14
Rozwiązanie = Procedury + Narzędzia
6 kluczowych obszarów
Procedura: Mail → Sprawdź surowce → Dodaj do planu → Potwierdź
Narzędzie: System automatycznie wyciąga zamówienie z maila, sprawdza czy są surowce, proponuje termin. Kierownik tylko ZATWIERDZA (nie przepisuje!)
Procedura: Plan tygodniowy → produkcja → raport ze zmiany
Narzędzie: Operator widzi plan na ekranie/tablecie. Na koniec zmiany: formularz (co zrobiono). System sam aktualizuje stany.
Procedura: Wjazd surowca → skan QR telefonem → system
Narzędzie: Aplikacja w telefonie do skanowania QR. Dashboard: co mamy (zielone/żółte/czerwone). SMS jak mało: "Celuloza: zostało 5 dni"
Procedura: Plan miesięczny → ogłoszenie → przypomnienia → alerty o nieobecnościach
Narzędzie: Grafik w telefonie. SMS 2 dni przed: "Pojutrze masz zmianę 6:00". Alert do kierownika: "Jan nie może - przypisz zastępstwo"
Procedura: Plan: co tydzień/miesiąc → przypomnienie → raport
Narzędzie: Kalendarz konserwacji. Alert: "Piątek: wymiana noży". Historia: co było robione, kiedy.
Procedura: Zamówienie → termin wysyłki → zaplanuj busa
Narzędzie: Kalendarz: które busy kiedy jadą. Alert kierowcy: "Jutro załadunek 12 palet". Checklist: co zabrać, gdzie jechać.
5/14
Jak to zbudujemy?
Strategia: małe kroki (nie rewolucja)
✅ NASZE PODEJŚCIE: NO-CODE
Budujemy z gotowych "klocków" - szybciej i taniej:
- Baza danych (jak Excel ale mądrzejszy)
- Formularze mobilne (tablet/telefon)
- Automatyzacje (mail → system, alerty SMS)
- Dashboardy (co się dzieje teraz)
Dlaczego nie gotowiec? (SAP, Comarch)
| Cecha |
Gotowiec |
Nasze rozwiązanie |
| Koszt |
150,000-300,000 zł |
160,000 zł (8 miesięcy) |
| Czas wdrożenia |
12+ miesięcy |
8 miesięcy |
| Elastyczność |
Sztywne (trudno zmieniać) |
Zmiany w minuty |
| Funkcje |
100 funkcji (używamy 20) |
Tylko to co potrzebne |
Dla ciekawości: Są też systemy open source (Odoo) - koszt podobny (100-130k), ale trudniejsze w utrzymaniu. Może w przyszłości gdy urośniemy 5x.
NASZE ATUTY:
- ✅ Programista to współwłaściciel (zero ryzyka odejścia)
- ✅ Pełen etat (20k/m-c) = stabilny rozwój
- ✅ Elastyczność - zmieniamy co chcemy, kiedy chcemy
6/14
Plan wdrożenia - 8 miesięcy
Płacimy etapami - realistyczny timeline
ETAP 1: FUNDAMENT
Miesiąc 1-4
- Zamówienia z maili automatycznie
- Plan produkcji (system układa)
- Stany magazynowe (QR w telefonie)
- Testy i poprawki
Koszt: 80,000 zł
Efekt: Kierownik oszczędza 15h/m-c
ETAP 2: LUDZIE & MASZYNA
Miesiąc 5-7
- Grafik zmian (aplikacja)
- SMS przypomnienia (2 dni przed)
- Alerty o zastępstwach
- Plan konserwacji maszyny
- Raporty ze zmian
- Testy i szkolenia
Koszt: 60,000 zł
Efekt: Zero zamieszania + mniej awarii
ETAP 3: TRANSPORT & FINAŁ
Miesiąc 8
- Planowanie busów
- Alerty dla kierowców
- Dashboard dla zarządu
- Szkolenia finalne
- Dokumentacja
Koszt: 20,000 zł
Efekt: Pełna kontrola
RAZEM: 160,000 zł (8 miesięcy)
Płacimy etapami. Etap nie działa idealnie? → Naprawiamy i iterujemy (programista dalej pracuje).
Tylko w ekstremalnym przypadku (np. całkowita zmiana koncepcji) - stop i rewaluacja.
7/14
Roadmapa szczegółowa
Co i kiedy - 8 miesięcy wdrożenia
LUTY (Tydzień 1-2): KICK-OFF
- Spotkanie: Włodek + Bartek + Inga
- Mapowanie procesów (2 dni warsztatu)
- Wybór narzędzi (Airtable + n8n + SMS API)
- Setup infrastruktury
LUTY-MAJ (Tydzień 3-18): MODUŁ ZAMÓWIENIA + PRODUKCJA + MAGAZYN
- Tydzień 3-5: Setup bazy danych, definicja produktów i klientów
- Tydzień 6-8: Parser maili (test 1 klient), pierwsze automatyzacje
- Tydzień 9-11: BOM (receptury), algorytm batching, logika produkcyjna
- Tydzień 12-13: Dashboard kierownika, interfejs planowania
- Tydzień 14-15: Test pilotażowy 2 tygodnie, zbieranie feedbacku
- Tydzień 16-17: Aplikacja QR w telefonie, naklejki na palety, dashboard magazynowy
- Tydzień 18: Wszystkie zamówienia w systemie, szkolenia magazynierów
MILESTONE: Koniec maja - system działa dla zamówień i magazynu
CZERWIEC-LIPIEC (Tydzień 19-30): MODUŁ LUDZIE + MASZYNA + RAPORTY
- Tydzień 19-21: System grafików, import obecnych zmian, aplikacja mobilna
- Tydzień 22-24: SMS (2 dni przed), alerty o zastępstwach do kierownika
- Tydzień 25-27: Plan konserwacji maszyny, kalendarz, definicja zadań
- Tydzień 28-29: Formularz raportu ze zmiany na tablecie (przestoje, produkcja)
- Tydzień 30: Auto-agregacja OEE, wydajność, zakup tabletów, szkolenia
MILESTONE: Koniec lipca - pełna kontrola nad ludźmi i maszyną
SIERPIEŃ-WRZESIEŃ (Tydzień 31-35): TRANSPORT + FINALIZACJA
- Tydzień 31-32: Kalendarz busów, planowanie tras, alerty kierowców
- Tydzień 33: Dashboard dla zarządu (overview wszystkiego)
- Tydzień 34: Szkolenia finalne wszystkich użytkowników, dokumentacja PL
- Tydzień 35: Wyłączamy Excel! GO LIVE. Retrospektywa.
MILESTONE: Wrzesień - pełny system działa!
PAŹDZIERNIK+: Optymalizacja i rozwój (10-15k zł/m-c utrzymanie + nowe featury)
8/14
Mockup: Dashboard Produkcji
Widok real-time - czysty styl przemysłowy
📊
Dashboard Produkcji
Linia produkcyjna #1
30 stycznia 2026
14:35:42
Zmiana I (6:00-14:00)
UKOŃCZONE
180,000 opak
Siempre PL nocne • Lidl PL
Plan: 250,000
72%
👤 Jan Kowalski
Zmiana II (14:00-22:00)
W TOKU
45,000 / 250,000
Siempre PL nocne • Lidl PL
Rozpoczęto: 14:00
18%
👤 Anna Nowak
📦 Magazyn Surowców
Celuloza
18 palet
🟢 12 dni
Backsheet
22 palety
🟢 18 dni
Topsheet: 8 palet (5 dni zapasu)
Zalecane zamówienie: 20 palet
🚚 Najbliższe wysyłki
✅ 31.01: Lidl PL - 12 palet (gotowe)
🔄 03.02: Celtex - 33 palety (produkcja)
⏱️ 05.02: Lidl CZ - 20 palet (plan)
🔧 Ostatnia konserwacja: 25.01 • Następna: 07.02 (za 7 dni)
● System online
9/14
Mockup: Plan Produkcji
Automatyczne batching - optymalizacja przezbrojeń
📅 Plan Produkcji - Luty 2026
Wygenerowano automatycznie w 2 minuty
| Data |
Produkt |
Ilość |
Klient |
Status |
| 03-05.02 (3 dni) |
Siempre PL |
100 palet |
Lidl PL |
✓ Seria ciągła |
| 06.02 |
Przezbrojenie 2h |
- |
- |
⚙️ |
| 06-07.02 |
Siempre EX |
80 palet |
Lidl CZ |
✓ Jedno zamówienie |
| 08.02 |
Konserwacja planowana |
- |
- |
🔧 |
| 09-11.02 |
Pro Formula |
50 palet |
Celtex |
✓ Całe zamówienie |
| 12.02 |
Przezbrojenie 2h |
- |
- |
⚙️ |
| 12-14.02 |
Siempre PL |
40 palet |
Lidl PL |
✓ Dokończenie |
💡 OSZCZĘDNOŚCI PRZEZ GRUPOWANIE PRODUKCJI
• Przed (ad-hoc): Produkcja dzień po dniu → 8 przezbrojeń × 2h = 16h straconych/m-c
• Po (grupowanie): Ten sam produkt przez 2-3 dni → 3 przezbrojenia × 2h = 6h
→ Oszczędność: 10h = ~14,000 opak capacity więcej/m-c!
Zamiast "dzisiaj Siempre, jutro Pro Formula, pojutrze znowu Siempre" → robimy "3 dni Siempre bez przerwy"
10/14
Mockup: Raport ze zmiany
Formularz na tablecie - operator wypełnia po zmianie
📝 Raport ze zmiany
Zmiana I - 30.01.2026 | 6:00-14:00
Produkt
Siempre PL nocne • Lidl PL
Wyprodukowano
180,000 opak
Plan: 250,000 (72% wykonania)
⏱️ Przestoje
⚙️ Przezbrojenie
2h 15min
Zmiana z Pro Formula na Siempre PL
🔧 Awaria
45min
Zacięcie pakowaczki - wymiana rolki folii
☕ Przerwa
30min
Standardowa przerwa
Razem przestoje:
3h 30min
Czas produkcyjny:
4h 30min
🔧 Czynności przy maszynie
- Czyszczenie noży tnących - 20min
- Wymiana rolki folii (awaria) - 45min
- Regulacja czujników - 15min
📊 OEE (Overall Equipment Effectiveness)
• Dostępność: 56% (4.5h / 8h)
• Wydajność: 128% (180k vs 140k planowane na 4.5h)
→ OEE: 72%
11/14
Mockup: Grafik Zmian
Aplikacja mobilna - każdy pracownik widzi swoje zmiany
📅 Grafik Zmian - Luty 2026
Pracownik: Jan Kowalski
📱
Przypomnienie SMS za 2 dni
"Pojutrze masz zmianę: Czwartek 6:00-14:00"
| Data |
Dzień |
Zmiana |
Godziny |
Status |
| 03.02 (pon) |
Poniedziałek |
Zmiana I |
6:00 - 14:00 |
✓ Potwierdzona |
| 04.02 (wt) |
Wtorek |
Zmiana I |
6:00 - 14:00 |
✓ Potwierdzona |
| 05.02 (śr) |
Środa |
Zmiana I |
6:00 - 14:00 |
📱 Przypomnienie wysłane |
| 06.02 (czw) |
Czwartek |
Wolne |
- |
Dzień wolny |
| 07.02 (pt) |
Piątek |
Zmiana II |
14:00 - 22:00 |
✓ Potwierdzona |
| 08-09.02 |
Weekend |
Wolne |
- |
Weekend |
💡 Alert dla kierownika zmiany
🔔 Anna Nowak - nieobecność 05.02 (środa)
→ System automatycznie zaproponował zastępstwo: Piotr Wiśniewski
12/14
Mockup: Plan Konserwacji
Kalendarz + alerty - mniej awarii
🔧 Plan Konserwacji - Linia #1
Luty 2026
⏰
Zbliżająca się konserwacja
07.02 (piątek) - Czyszczenie główne + wymiana noży - za 7 dni
| Data |
Typ |
Czynności |
Czas |
Status |
| 25.01 (czw) |
Tygodniowa |
Wymiana noży |
1h |
✓ Wykonana |
| 07.02 (pt) |
Miesięczna |
Czyszczenie główne, wymiana noży, smarowanie |
4h |
⏰ Za 7 dni |
| 14.02 (pt) |
Tygodniowa |
Wymiana noży, sprawdzenie czujników |
1.5h |
Zaplanowana |
| 21.02 (pt) |
Tygodniowa |
Wymiana noży |
1h |
Zaplanowana |
| 28.02 (pt) |
Tygodniowa |
Wymiana noży, czyszczenie |
1.5h |
Zaplanowana |
📋 Historia ostatnich napraw (awaryjne)
30.01 - Zacięcie pakowaczki
45min
Wymiana rolki folii, recalibracja czujników
Części: Rolka folii (SKU: FOL-200)
15.01 - Przegrzanie silnika
2h
Wymiana wentylatora, czyszczenie radiatorów
Części: Wentylator WEN-50A
13/14
Koszty i zwrot z inwestycji
Liczby mówią same za siebie
💰 INWESTYCJA (8 miesięcy)
| Pozycja | Koszt |
|---|
| Programista (Bartek - 8 m-cy) | 160,000 zł |
| Subskrypcje (Airtable, n8n, SMS) | 12,000 zł |
| Hardware (tablety, QR w telefonach) | 2,000 zł |
| RAZEM | 174,000 zł |
💵 OSZCZĘDNOŚCI (rok 1)
| Kategoria | Wartość |
|---|
| Czas kierownika (15h/m-c × 40 zł) | 7,200 zł |
| Mniej przezbrojeń (10h → 5h/m-c) | ~15,000 zł |
| Brak out-of-stock (stres, chaos) | Nieoszacowane |
| RAZEM | ~22,000 zł |
ROI - ZWROT Z INWESTYCJI
ROK 1 (8 m-cy wdrożenia): -152,000 zł (inwestycja)
ROK 2-3: +10-20k zł/rok (koszty ~25k, oszczędności ~40-45k)
⭐ NAJWAŻNIEJSZE - NIEMIERZALNA WARTOŚĆ:
- Gotowość na wzrost - możemy wziąć 2x więcej zamówień bez chaosu
- Brak stresu - nie ganiamy z Excelem w ostatniej chwili
- Profesjonalny wizerunek - klienci widzą że mamy ogarnięte
- Spokój kierownika - ZARZĄDZA, a nie siedzi w Excelu 20h/m-c
Nie chodzi o ROI rok 1.
Chodzi o to, że za 8 miesięcy będziemy gotowi na 2x wzrost
- bez zatrudniania nowych ludzi, bez chaosu, bez stresu.
14/14
Decyzja
Co musimy zdecydować dziś?
✅
1. CZY ROBIMY?
TAK - startujemy w lutym
LUB
NIE - zostajemy w chaosie Excelowym
💰
2. BUDŻET DO ZATWIERDZENIA
- Etap 1: 80,000 zł (luty-maj)
- Etap 2: 60,000 zł (czerwiec-lipiec)
- Etap 3: 20,000 zł (sierpień-wrzesień)
Płacimy etapami - iterujemy i poprawiamy
NASTĘPNE KROKI (jeśli TAK):
Warsztaty - mapowanie procesów (Włodek + Bartek + Inga)
Kick-off - start programowania pierwszych modułów
Pierwsze rezultaty - widzimy zamówienia w systemie
RISK-REWARD
💎 Ryzyko: 80k zł (tylko etap 1)
🎯 Potencjał: Gotowość na 2x wzrost + eliminacja chaosu
Etap nie działa idealnie? → Naprawiamy i iterujemy
Jesteśmy gotowi startować?